M&A Branchenreport: Trends und Entwicklungen im HR-Software-Markt

Der Markt für HR-Software nimmt eine zentrale Rolle in der Unternehmenswelt ein. Er umfasst digitale Lösungen zur Verwaltung, Entwicklung und Organisation von Personalprozessen. Gemeinsam mit ERP-Systemen bildet HR-Software eine der wichtigsten Kategorien betrieblicher Software. Zu den bekanntesten Anwendungen gehören Programme für die Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement-Systeme, Talentmanagement-Tools sowie HR-Analyse-Software.

Die zunehmende Digitalisierung und der Wandel hin zu hybriden Arbeitsmodellen haben die Anforderungen an HR-Software nachhaltig verändert. Besonders die Verbreitung von Remote Work hat zu einem Paradigmenwechsel geführt: Unternehmen suchen vermehrt nach Plattformen, die flexible Arbeitsmodelle effizient abbilden und gleichzeitig Compliance-, Vergütungs- und Verwaltungsprozesse digital steuern. Diese Entwicklung hat die Nachfrage nach cloudbasierten und modularen HR-Lösungen stark ansteigen lassen.

Der Markt lässt sich grob in zwei Hauptsegmente unterteilen:

1. HR-Management-Systeme (HRMS) sind integrierte Softwarelösungen, die zentrale administrative und operative HR-Aufgaben digital abbilden und automatisieren. Dazu zählen vor allem die Personalverwaltung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Abwesenheitsmanagement sowie zunehmend auch Workforce-Management-Funktionen wie Schichtplanung und Echtzeit-Datenanalysen. Ziel eines HRMS ist es, Prozesse zu standardisieren, Compliance sicherzustellen und die Effizienz im Personalwesen zu erhöhen.
    
2. Talentmanagement-Software fokussiert sich auf die strategische Entwicklung, Bindung und optimale Nutzung von Mitarbeitenden entlang ihres gesamten Employee Lifecycles. Dazu gehören Lösungen für Recruiting, Onboarding, Leistungsbeurteilung, Mitarbeiterentwicklung, Nachfolgeplanung und Feedbacksysteme. Der Fokus liegt auf der Förderung individueller Potenziale und dem Aufbau einer zukunftsfähigen, leistungsstarken Belegschaft – oft in engem Zusammenspiel mit Employer Branding und Engagement-Maßnahmen.

­ Wachsende Bedeutung von HR-Software: HR-Software ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmens-IT und ergänzt ERP-Systeme durch die Digitalisierung und Automatisierung personalbezogener Prozesse.

 ­Digitalisierung & Remote Work: Der Trend zu hybriden Arbeitsmodellen und Remote Work erhöht die Nachfrage nach cloudbasierten, modularen und compliance-konformen HR-Lösungen.

 ­Marktsegmentierung & Spezialisierung: Der Markt gliedert sich in HR-Management-Systeme (HRMS) und Talentmanagement-Software, der Trend geht zunehmend in Richtung HRMS Workforce-Management-Tools mit Echtzeit-Analysefunktionen.

Der Markt für HR-Software wird von einer Vielzahl an Faktoren beeinflusst, die das Wachstum sowohl kurz- als auch langfristig vorantreiben. Diese Markttreiber betreffen technologische, gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen, die die Rolle von HR-Systemen in Unternehmen fundamental verändern.

1. Digitalisierung & Cloud-Transformation als Wachstumsmotor
Die Digitalisierung von HR-Prozessen schreitet stark voran. Bereits 45 % der Unternehmen nutzten 2023 Cloud-Computing-Dienste – bei Großunternehmen sogar 78 %, bei KMU 44 %. Cloudbasierte HR-Systeme ermöglichen eine höhere Prozessgeschwindigkeit, Skalierbarkeit und bessere Integration in andere Unternehmenssysteme. (Eurostat)

2. Künstliche Intelligenz revolutioniert HR-Prozesse
Acht Prozent aller Unternehmen in der EU setzen bereits KI-Technologien ein – bei großen Unternehmen sogar 30 %. Besonders in Recruiting, Skill-Matching und Personalentwicklung kommt KI verstärkt zum Einsatz. Die neue EU-KI-Verordnung (gültig ab Februar 2025) verpflichtet Unternehmen zudem, ihre HR-KI-Anwendungen als „Hochrisikosysteme“ besonders transparent und regelkonform zu gestalten. (Bitkom Consult)

3. Fachkräftemangel erhöht Bedarf an digitalen HR-Lösungen
In der DACH-Region zwingt der Fachkräftemangel Unternehmen, ihre Recruiting-, Onboarding- und Weiterbildungssysteme zu modernisieren. Laut der HR Service Experience Studie 2024 sind nur 49 % der HR-Verantwortlichen mit dem Management von Weiterbildungen zufrieden. Unternehmen investieren daher gezielt in HR-Software, um effizienter und attraktiver für Talente zu werden. (HR-Blue)

4. Remote- und Hybridarbeit erfordern neue HR-Infrastrukturen
Die Corona-Pandemie hat Remote-Work in vielen Branchen etabliert. Moderne HR-Software ist entscheidend, um dezentrale Teams zu managen – z. B. bei Zeiterfassung, Mitarbeiterkommunikation und Performance Reviews. Laut Eurostat nutzen über die Hälfte der EU-Unternehmen Cloud-Dienste, die solche Remote-Arbeitsformen überhaupt erst ermöglichen. (Eurostat)

5. Regulatorische Anforderungen fördern den Softwareeinsatz
Gesetze wie die EU-KI-Verordnung oder die Entgelttransparenzrichtlinie erhöhen den Druck auf Unternehmen, HR-Systeme regelkonform zu gestalten. KI-Systeme im HR gelten künftig als hochreguliert – inklusive Transparenz-, Dokumentations- und Risikoanforderungen. HR-Software muss diese Vorgaben abbilden können, was die Nachfrage weiter antreibt. (Simpliant)

­ HR-Software bleibt im Fokus, insbesondere bei mittelständischen Transaktionen: 2023 verzeichnete mit 21 Deals ein Rekordjahr für Übernahmen und Beteiligungen an reinen HR-Software-Unternehmen.

 ­M&A-Prozesse werden deutlich länger und aufwendiger: Steigende Deal-Komplexität insbesondere durch strengere Due Diligence hinsichtlich KI-Fähigkeit und möglicher Kannibalisierung bestehender Lösungen.

 ­Ein Transaktionsstau baut sich auf: Geopolitische Unsicherheiten in Kombination mit Nachfolgefragen führen zu zurückgestelltem Verkaufspotenzial, das sich bei stabileren Rahmenbedingungen voraussichtlich entladen könnte.